CHARGEE D'ACEUIL ET DES GESTION DES RENDEZ-VOUS

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RECRUTEMENT CHARGÉE D’ACCUEIL ET DE GESTION DES RENDEZ-VOUS SKIN CLINIC recrute une Chargée d’accueil et de gestion des rendez-vous pour rejoindre son équipe à Alger. À PROPOS DE SKIN CLINIC SKIN CLINIC est une clinique esthétique haut de gamme, spécialisée dans les soins dermatologiques, la médecine esthétique et les technologies médicales de dernière génération. Nous recherchons une professionnelle capable d’assurer un accueil irréprochable, une gestion rigoureuse des rendez-vous et une expérience patient à la hauteur des standards de notre établissement. 1. PROFIL RECHERCHÉ Nous recherchons une candidate : Élégante, présentable et professionnelle. Souriante, accueillante et dotée d’un excellent sens du relationnel. Sérieuse, ponctuelle, organisée et rigoureuse. Maîtrisant parfaitement le français, à l’oral comme à l’écrit. Maîtrisant les outils informatiques et les logiciels de gestion. Capable de gérer plusieurs tâches simultanément avec efficacité. Discrète et respectueuse de la confidentialité des informations médicales. Autonome, réactive et capable de travailler en équipe. Ayant une excellente capacité de communication et de gestion des priorités. Une expérience en réception, secrétariat médical ou gestion de rendez-vous serait fortement appréciée. 2. MISSIONS ET RESPONSABILITÉS A. Accueil et prise en charge des patients Accueillir les patients avec courtoisie, élégance et professionnalisme. Identifier leurs besoins et les orienter vers le médecin ou le service concerné. Vérifier les rendez-vous et enregistrer l’arrivée des patients. Informer les praticiens de la présence des patients. Veiller au confort des patients dans l’espace d’accueil. Garantir une qualité d’accueil irréprochable, conforme à l’image haut de gamme de SKIN CLINIC. B. Gestion des rendez-vous et des plannings Planifier, confirmer, modifier et annuler les rendez-vous. Gérer les agendas des médecins et des praticiens. Effectuer les rappels et confirmations de rendez-vous. Organiser les plannings afin d’éviter les chevauchements. Informer les patients des changements d’horaires ou des éventuels retards. Assurer le suivi des rendez-vous reportés et des demandes de réservation. Optimiser l’organisation des consultations en coordination avec l’équipe médicale. Veiller à l’exactitude des informations enregistrées dans le planning. C. Gestion des appels téléphoniques et des messages Répondre aux appels téléphoniques avec courtoisie et professionnalisme. Fournir les informations générales autorisées concernant les prestations, les horaires et les rendez-vous. Gérer les messages reçus par WhatsApp et les autres canaux de communication de la clinique. Répondre aux demandes d’informations et orienter les demandes spécifiques vers les professionnels concernés. Assurer le suivi des messages et des demandes en attente. Transmettre les informations importantes à la direction et à l’équipe médicale. D. Gestion administrative de l’accueil Créer, compléter et mettre à jour les dossiers administratifs des patients. Vérifier les informations nécessaires à la préparation des consultations. Saisir et actualiser les données dans les outils de gestion. Organiser, classer et archiver les documents relevant de ses fonctions. Préparer les documents nécessaires à l’accueil et au suivi administratif. Veiller à l’exactitude des informations enregistrées. Respecter strictement la confidentialité des dossiers et des données personnelles. E. Coordination avec les médecins et l’équipe Assurer la liaison entre les patients, les médecins et les différents membres de l’équipe. Informer les praticiens de l’arrivée des patients et des modifications de planning. Signaler les retards et les difficultés d’organisation. Faciliter la transmission des informations nécessaires au bon déroulement des consultations. Anticiper les besoins liés aux rendez-vous et à l’accueil. Transmettre les situations particulières à la direction. F. Qualité de service et satisfaction des patients Faire preuve d’écoute, de patience et de diplomatie. Gérer les demandes et réclamations simples avec calme et professionnalisme. Transmettre les réclamations sensibles à la direction. Maintenir une attitude irréprochable en toutes circonstances. Contribuer à l’amélioration continue de l’accueil et du parcours patient. Préserver une relation professionnelle et respectueuse avec chaque patient. G. Organisation de l’espace d’accueil Veiller à l’ordre et à la bonne présentation de la réception. Maintenir un espace d’accueil propre, agréable et organisé. S’assurer de la disponibilité des documents et fournitures nécessaires. Respecter les procédures internes et les standards de qualité de la clinique. H. Respect des procédures internes Respecter les consignes de la direction et les procédures de travail. Assurer une transmission claire des informations à l’équipe. Signaler les anomalies, les difficultés et les problèmes rencontrés. Faire preuve de ponctualité, d’assiduité et de discrétion. Veiller à la bonne exécution des tâches confiées. 3. HORAIRES DE TRAVAIL Jours de travail : 5 jours par semaine sur 7. Horaires : de 08h00 à 17h00. Respect strict des horaires, de la ponctualité et des procédures internes. Organisation du travail conformément aux consignes de la direction. 4. QUALITÉS ET EXIGENCES DU POSTE Nous recherchons une personne fiable, dynamique, organisée et investie, capable de gérer les responsabilités de son poste avec sérieux et autonomie. La candidate devra comprendre que la qualité de l’accueil, la précision de la gestion des rendez-vous et la discrétion professionnelle sont essentielles au bon fonctionnement de la clinique. Chez SKIN CLINIC, chaque détail compte. Chaque interaction doit refléter notre exigence de qualité, de professionnalisme et d’excellence. 5. CANDIDATURE Poste à pourvoir immédiatement. SKIN CLINIC Résidence El Moustakbal, Villa 267, Aïn Allah, Dely Ibrahim — Alger. Téléphone : E-mail : Merci d’envoyer votre CV en précisant l’intitulé suivant : « Candidature — Chargée d’accueil et de gestion des rendez-vous »

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