Assistante de direction et commerciale

الوصف

Finalité du poste Assurer le bon fonctionnement du secrétariat de direction et de l’administration commerciale. L’assistante décharge la direction des tâches administratives et organisationnelles, et soutient l’équipe commerciale dans le suivi des clients, des offres, des commandes et du recouvrement. Elle est le point d’entrée et de coordination entre la direction, les clients, les fournisseurs et les services internes. 3. Missions et activités détaillées A. Assistanat de direction Gestion de l’agenda et de l’organisation Planifier et réorganiser les rendez-vous, réunions, appels et visites de la direction Organiser les déplacements professionnels : billets, réservations, hôtels, visas, ordres de mission, programme de voyage Anticiper les échéances et rappeler les priorités de la semaine Réserver les salles et préparer le matériel nécessaire aux réunions Gestion des communications Filtrer et orienter les appels téléphoniques, courriels et courriers Rédiger, relire et envoyer les courriers, courriels et notes au nom de la direction Traiter le courrier entrant et sortant (enregistrement, distribution, suivi des accusés de réception) Assurer la traduction ou la relecture de documents en français, arabe et anglais selon les besoins Production de documents Rédiger les comptes rendus de réunion et suivre les actions décidées Mettre en forme les rapports, présentations (PowerPoint), tableaux de bord et contrats Préparer les dossiers de réunion, les notes de synthèse et les documents de signature Organisation et confidentialité Classer et archiver les documents (papier et numérique) selon une arborescence claire Gérer les informations sensibles avec une discrétion absolue Tenir à jour les contacts clés (partenaires, administrations, banques, assurances) B. Assistanat commercial Accueil et relation client Accueillir les clients et prospects (téléphone, courriel, visites) et répondre aux demandes d’information Qualifier les demandes et les transmettre au commercial concerné Assurer le suivi de la relation client : remerciements, relances, enquêtes de satisfaction Traiter les réclamations de premier niveau et les remonter si nécessaire Administration des ventes Établir les devis, offres commerciales et propositions tarifaires selon la grille en vigueur Saisir les bons de commande, vérifier leur conformité et les valider auprès de la direction Émettre les factures, proformas et avoirs Suivre les livraisons avec le service logistique et informer les clients des délais Effectuer les relances de paiement et suivre les encaissements avec la comptabilité Suivi commercial et reporting Mettre à jour le fichier clients / CRM (contacts, historique, opportunités) Élaborer les tableaux de bord de ventes : chiffre d’affaires, devis en cours, taux de transformation, impayés Préparer les rapports hebdomadaires et mensuels pour la direction Surveiller les appels d’offres : constitution des dossiers, respect des délais de dépôt Appui à la prospection Préparer les rendez-vous commerciaux (fiches clients, supports, documentation) Participer à l’organisation des salons, foires, événements et démonstrations Envoyer les campagnes d’e-mailing, catalogues et offres promotionnelles Constituer et enrichir la base de prospects C. Missions transverses Servir de relais entre la direction et les différents services (production, logistique, comptabilité, RH) Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires : demandes de prix, commandes, suivi Gérer les achats courants : fournitures de bureau et petits équipements Suivre les contrats (assurances, maintenance, abonnements) et leurs échéances Proposer des améliorations des procédures administratives et commerciales Contribuer à la démarche qualité et à la dématérialisation des documents

الخصائص

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